Rydoo est une version rebadgée de l’ancien outil de gestion des dépenses Xpenditure, qui lui-même était très apprécié. La différence maintenant, à part le nom, est que Rydoo se vend à la fois comme une solution de gestion des dépenses et un service de réservation de voyages, et pousse son gestionnaire de voyages aux côtés du produit de dépenses de base. En fait, l’une des principales fonctionnalités du tableau de bord Rydoo est un lien pour réserver des vols et des hôtels. S’il y avait des craintes que sa nouvelle orientation plus large puisse diluer sa fonction de suivi des dépenses, elles étaient déplacées. Rydoo est toujours l’une des meilleures solutions de gestion des dépenses des petites entreprises, avec le service de voyage en prime. En fait, les deux côtés de Rydoo se complètent bien, avec des reçus numériques de son service de réservation de voyage automatiquement intégrés aux notes de frais.
Caractéristiques
Intègre les voyages à la gestion des dépensesPlusieurs rôles d’utilisateurEnsemble complet de fonctionnalités d’administrationSpécifications RydooEssai gratuit : 14 joursType de logiciel : SaaSMobile : iOS, Android, Windows PhoneSupport : Chat en direct, base de connaissances, e-mailLe prix le plus bas de Rydoo – Équipe – est extrêmement raisonnable de 7 $ par utilisateur et par mois, et comprend toutes les fonctionnalités de base dont vous avez besoin pour suivre les dépenses. Son plan de croissance coûte 9 $ par utilisateur et par mois et comprend un module de contrôle, des règles de politique de dépenses et des indemnités journalières en plus. Le plan Entreprises haut de gamme est tarifé sur mesure et peut être plus adapté aux grandes PME. Les forfaits Team et Growth sont tous deux à un prix avantageux par rapport à la concurrence. Rydoo porte son cœur sur sa manche joliment taillée. Il s’agit à la fois d’un assistant de voyage et d’un outil de gestion des dépenses. Les deux sont intimement liés, bien sûr. La capacité de Rydoo à synchroniser la réservation avec les dépenses est certainement un gain de temps pour les voyageurs d’affaires réguliers. La possibilité d’intégrer la gestion des dépenses à la gestion des voyages distingue Rydoo de la concurrence. Pour les utilisateurs, il fait également bien les bases. Vous pouvez choisir de prendre une photo et de la télécharger sur l’application mobile récemment mise à jour, d’ajouter des reçus depuis votre ordinateur portable à l’aide de sa webcam ou de les envoyer par e-mail à une adresse spécifiée. Vous pouvez bien sûr saisir les reçus manuellement si vous préférez, ou si la technologie OCR (Optical Character Recognition) ne parvient pas à enregistrer correctement les informations de reçu. Une fonctionnalité intéressante avec l’option appareil photo pour smartphone est que Rydoo tentera de centrer automatiquement l’image et de prendre la photo dès qu’elle sera entièrement mise au point, ce qui facilitera l’obtention d’une copie lisible. Vous devrez toujours ranger les reçus manuellement. Comme l’OCR dans des packages similaires, Rydoo ne parvient pas à enregistrer avec précision le reçu de temps en temps, ce qui n’est peut-être qu’à prévoir. Google Maps pour déterminer les coûts appropriés. Exceptionnellement, Rydoo dispose également d’une fonction de suivi du temps, vous permettant de suivre les heures travaillées sur un projet particulier, avec un taux attaché. Vous pouvez synchroniser Rydoo avec votre carte de crédit ou de débit et télécharger les transactions pertinentes directement dans le logiciel. Il tentera ensuite de faire correspondre les transactions aux dépenses, les correspondances étant mises en surbrillance pour que vous puissiez les modifier ou les approuver. Rydoo vous enverra même un e-mail s’il rencontre une dépense sans correspondance, et vous demandera le reçu approprié. Les utilisateurs peuvent soumettre une dépense téléchargée pour remboursement immédiatement, ou l’enregistrer pour l’envoyer avec d’autres dépenses groupées – peut-être dans le cadre du note de frais complète d’un voyage de travail, par exemple.
(Crédit image : Rydoo)Fonctionnalités d’administrationRydoo permet aux administrateurs de garder le contrôle des dépenses et leur donne une vision claire de qui dépense quoi. Comme Certify et d’autres solutions, Rydoo permet aux administrateurs de créer des règles détaillées sur les dépenses, en précisant à qui s’applique une règle, quelles catégories elle couvre, les montants concernés et si un reçu est nécessaire ou non. Vous pouvez également facilement activer et désactiver les règles en fonction des circonstances. Par exemple, vous souhaiterez peut-être autoriser une dépense plus élevée dans certaines situations, comme le divertissement des clients. Rydoo prend également en charge plusieurs approbateurs, et des règles de workflow assez spécifiques peuvent être créées. Les dépenses peuvent être approuvées, contrôlées, signalées et plus encore, et le logiciel vous donne 20 raisons différentes pour rejeter une note de frais, d’une catégorie manquante à la duplication en passant par «l’objectif n’est pas clair». Si vous ne savez pas pourquoi vous réclamez une dépense, il est probablement préférable de ne pas essayer. La plupart des packages offrent trois rôles d’utilisateur en standard : utilisateur, approbateur et administrateur. Rydoo ajoute le directeur de succursale, les finances et le directeur. C’est le contraire de la hiérarchie très plate des solutions comme Receipt Bank, et vous permet d’identifier des voies d’approbation très spécifiques. Des groupes d’utilisateurs peuvent également être créés, avec des règles appliquées à un groupe entier. Rydoo est livré avec une liste de catégories applicables – repas et divertissements, carburant, cadeaux, assurances, etc. – mais vous pouvez ajouter des catégories manuellement, les télécharger sous forme de fichier CSV , et supprimez ceux qui ne sont pas pertinents. Rydoo prend en charge la création automatique de rapports de dépenses et permet également aux administrateurs d’exécuter un aperçu des dépenses et des rapports de remboursement à des fins d’analyse. Pris ensemble, Rydoo offre un ensemble complet de fonctionnalités qui donne aux PME tout ce qu’elles pourraient souhaiter dans un logiciel de gestion des dépenses.
Interface et convivialité
Configuration facile pour la plupart – plus intégration dirigée par Rydoo pour les cas plus complexesAide et support décentsIl n’y a rien de particulièrement révolutionnaire dans la façon dont Rydoo gère la gestion des dépenses de bout en bout, mais les utilisateurs le trouveront intuitif à utiliser et facile à naviguer. Il a l’air bien aussi, utilisant davantage les graphismes que ses rivaux plus simples. L’installation n’est pas un problème et les bases peuvent être complétées en quelques minutes. Les nouveaux utilisateurs administrateurs ajoutent simplement des informations sur l’entreprise, créent des catégories, ajoutent des utilisateurs (et attribuent des rôles) et définissent des règles, après quoi vous êtes pratiquement prêt à partir. Le logiciel vous guide à travers les bases, mais pour les exigences plus complexes, il existe un processus d’intégration géré par Rydoo. Nous ne pensons pas que de nombreuses petites entreprises auront besoin de l’utiliser. C’est en partie parce que Rydoo a une bonne section d’aide, avec une base de connaissances consultable, des webinaires informatifs et une fonction de chat en direct. Le centre d’aide n’est pas aussi complet qu’un ou deux autres (Certify est peut-être le meilleur dans ce domaine) mais il était parfaitement adéquat. La navigation se fait à partir d’une série de boutons sur le côté gauche de l’écran. Ils sont explicites et, bien que Rydoo soit plus sophistiqué que certains, quelques heures d’exploration suffiront à la plupart des utilisateurs pour acquérir une compréhension approfondie des bases.(Crédit image : Rydoo)
Performance
Facilite les voyages d’affaires avec travel managerBonnes intégrationsRydoo fonctionne bien, et encore plus si vous êtes un voyageur d’affaires régulier (ou avez des voyageurs d’affaires réguliers dans votre organisation). Si tel est le cas, l’utilisation du service de voyage de Rydoo en tandem avec son logiciel de gestion des dépenses vous fournira une solution encore plus automatisée. Mais même seule, la solution de gestion des dépenses de Rydoo est très performante. Les intégrations vont bien au-delà de son propre gestionnaire de voyages, pour inclure une gamme de packages de comptabilité et de productivité pour les petites entreprises. Rydoo s’intègre actuellement aux progiciels de comptabilité QuickBooks Online, Sage, Xero, Freshbooks et Exact Online. Les intégrations de logiciels d’entreprise incluent Microsoft Dynamics, Oracle et SAP, entre autres. Il offre des intégrations utiles avec des applications de voyage tierces, permettant aux utilisateurs de réserver des hôtels, des vols et des voitures de location sans avoir à quitter Rydoo, et l’application établira un itinéraire de voyage basé sur les réservations effectuées par l’intermédiaire de son service de voyage et vous avertit lorsqu’un voyage approche. Enfin, le logiciel de gestion des dépenses n’est vraiment jamais aussi bon que son incarnation mobile, et les applications de Rydoo – pour iOS et Android – sont intelligentes, concises et faciles à utiliser. Un mot d’avertissement s’applique à Rydoo et également à la plupart de ses concurrents : assurez-vous d’obtenir tout ce dont vous avez besoin au prix que vous choisissez. Comme on pouvait s’y attendre, Rydoo facture plus pour des fonctionnalités plus sophistiquées. Cela dit, Rydoo reste l’une des solutions les plus rentables du marché.
Verdict
Rydoo est très bon en soi et excellent lorsqu’il est associé au logiciel de gestion de voyages de la même entreprise. C’est une solution plus sophistiquée que, disons, Receipt Bank, bien que sa complexité ne se reflète pas dans un prix de départ très raisonnable. Pourtant, les indépendants et les très petites entreprises, surtout s’ils ne voyagent pas régulièrement pour affaires, peuvent trouver certaines des fonctionnalités les plus avancées de Rydoo un peu redondantes. Pour d’autres, Rydoo est une solution complète de gestion des dépenses qui couvre habilement toutes les bases. La capture des reçus est peut-être mieux gérée dans Certify et Expensify, mais pas beaucoup. Rydoo prend tout son sens avec son automatisation du processus d’approbation, sa définition de règles et ses rapports de dépenses, et ses intégrations utiles. Mettez tout cela ensemble et il est clair que Rydoo est une solution de gestion des dépenses très performante et complète, et l’une des le meilleur actuellement disponible.