Avouons-le, le suivi des dépenses est une douleur, pour toutes les personnes concernées. Les solutions de gestion des dépenses SaaS basées sur le cloud fournissent une dose de morphine en automatisant bon nombre des parties les plus onéreuses du processus de dépenses. Certify est une plateforme robuste de gestion des dépenses destinée aux entreprises de toutes tailles. Comme tout bon logiciel de gestion des notes de frais, il doit satisfaire deux utilisateurs distincts. Les employés qui comptabilisent leurs dépenses pendant leur temps de travail ont besoin d’un moyen simple et efficace d’enregistrer, de suivre et de soumettre des reçus et des rapports, et seront favorables aux solutions offrant la voie de remboursement la plus rapide. Dans le même temps, les entreprises ont besoin d’une solution back-end sophistiquée qui s’intègre aux logiciels de comptabilité, facilite la conformité et ajoute une couche d’analyse et de contrôle sur les dépenses de l’entreprise. Certify fait un travail très décent pour satisfaire ces deux exigences.
Fonctionnalités
Excellente reconnaissance optique des caractères pour la capture des reçusRecommandations utiles basées sur la localisationContrôles administratifs completsSpécifications de certificationEssai gratuit : 14 joursType de logiciel : SaaSMobile : iOS, Android, Windows Phone, BlackberrySupport : e-mail, téléphone, base de connaissances, FAQCertify propose différents plans tarifaires, bien que la plupart des petites entreprises soient satisfaites l’option la moins chère, qui coûte 8 $ par utilisateur et par mois. Les grandes entreprises peuvent préférer l’option à 9 $ par tête, qui offre jusqu’à 200 sièges. Vous pouvez payer par transaction, par opposition à par utilisateur, si vous préférez. défectueux. Heureusement, Certify facilite la saisie, le stockage et la déclaration des dépenses. Expensify est connu pour sa convivialité, mais nous pensons que Certify le correspond à cet égard. Certify est certainement complet du point de vue de l’utilisateur. La capture des reçus est particulièrement impressionnante. Prenez une photo de votre reçu en mode haute, moyenne ou basse résolution, acceptez-la ou rejetez-la comme vous le souhaitez et, lorsque vous êtes satisfait des résultats, appuyez sur le bouton Entrer les dépenses. C’est vraiment là que Certify excelle. Sa technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR – la capacité de convertir du texte imprimé, écrit ou dactylographié en texte qu’un ordinateur peut reconnaître et utiliser) est parmi les meilleures de son secteur. Appuyez sur le bouton de remplissage automatique et Certify fera un très bon travail de lecture du texte sur votre reçu. D’après notre expérience, c’était généralement précis, bien que vous ayez bien sûr la possibilité de corriger manuellement les erreurs par la suite. L’application mobile permet également aux utilisateurs de synchroniser les reçus et les dépenses, de ranger toutes les dépenses qui, par exemple, violent la politique de l’entreprise et créent des dépenses. rapports pouvant être soumis à un ou plusieurs approbateurs. Si votre responsable a une question sur une dépense particulière, vous pouvez la consulter et y répondre dans l’application. Ces bases sont très bien faites, offrant une solution de dépenses complète de bout en bout pour les employés des PME. En plus de cela, Certify propose des services de géolocalisation, recommande des hôtels, des restaurants et d’autres services à proximité, et vous permet de réserver des vols directement depuis l’application. Il existe également un outil de suivi du kilométrage utile et la possibilité de stocker des reçus sans connexion Internet.
(Crédit image : Certify Now) Fonctions d’administrationCertify dispose d’un ensemble complet de fonctions d’administration, vous permettant de surveiller et de contrôler les dépenses de l’entreprise à partir du tableau de bord soigné du logiciel. Le logiciel offre un stockage de reçus basé sur le cloud, de sorte que vous n’avez jamais à vous soucier de manquer de stockage. l’espace, et les reçus sont toujours disponibles. Il conserve automatiquement les données client pendant les sept années requises. Certify dispose d’une suite d’analyses approfondies, ce qui vous permet de surveiller les dépenses et d’identifier les domaines à améliorer. Ceci est extrêmement utile pour les petites entreprises, qui disposent désormais des informations dont elles ont besoin pour surveiller facilement les habitudes du personnel qui dépense beaucoup, identifier les moyens de contrôler les dépenses et trouver des alternatives moins chères aux achats habituels. Certify est particulièrement utile lorsqu’il s’agit de dépenses de voyage, en fournissant des listes d’hôtels locaux, par exemple, qui répondent à vos spécifications de dépenses. Certify peut facilement créer des rapports de dépenses afin que vous ayez les statistiques dont vous avez besoin à portée de main. De plus, l’accès facile à toutes les informations entourant une note de frais – reçus, tickets, factures, etc. – rend le rapprochement et le remboursement rapides, faciles et précis. Comme tout bon logiciel de gestion des dépenses, Certify vous permet de définir des politiques de dépenses, mais il offre un niveau de contrôle que beaucoup d’autres n’ont pas. Le logiciel vous permet d’appliquer des plafonds de dépenses et avertira à la fois l’employé et le responsable lorsqu’un reçu dépasse un montant spécifié dans sa catégorie. Il rappellera également aux utilisateurs la politique de dépenses de l’entreprise au point d’achat (si, par exemple, un achat dépasse un montant maximum autorisé dans cette catégorie). De plus, une fonction puissante appelée tarif logique le plus bas identifie les meilleurs tarifs pour tout itinéraire de voyage proposé.
Interface et convivialité
Courbe d’apprentissage facileExcellents didacticiels et ressources de formationConception claireCertify est facile à utiliser et les employés maîtriseront rapidement la saisie des reçus, la catégorisation des dépenses et l’envoi de rapports. L’application mobile est simple à configurer et simple à naviguer.Par nécessité, les fonctions d’administration sont un peu plus complexes à maîtriser, mais même ici, Certify fait un bon travail en vous guidant tout au long du processus d’intégration de manière simple et logique. Vous n’avez pas besoin d’être expérimenté dans l’utilisation de logiciels SaaS ou d’outils de gestion des dépenses pour configurer Certify, et le programme vous dirige rapidement vers d’excellentes ressources, y compris son camp de formation complet. Après cela, commencer est vraiment un cas de terminer un quelques étapes simples. Configurez les départements (les utilisateurs doivent être affectés à un département), ajoutez les catégories de dépenses requises (les exemples évidents incluent la nourriture, les divertissements et les voyages, mais vous pouvez personnaliser cette fonctionnalité), définissez les taux de kilométrage si nécessaire et ajoutez des utilisateurs. Les utilisateurs invités à Certify utilisent un assistant de configuration simple pour les guider tout au long de leur propre processus d’intégration, y compris la configuration de l’application mobile, l’ajout de cartes de crédit, etc. Encore une fois, il existe divers didacticiels et autres ressources de formation pour rendre la tâche encore plus simple. À ce stade, tout le monde est prêt à partir. Lorsque vous démarrez, vous trouverez un tableau de bord Web clair, avec des liens simples vers toutes les fonctionnalités de Certfiy, et un accès en un clic à tous les reçus, dépenses et rapports. À partir du tableau de bord, vous pouvez également vérifier l’état d’une note de frais existante – si elle est approuvée, interrogée ou due pour paiement. Dans l’ensemble, Certify est une solution complète avec une courbe d’apprentissage facile. Les employés et les administrateurs se familiariseront rapidement avec ses fonctionnalités, même les plus avancées.
Performance
Intégration facile avec QuickBooks (mais uniquement QuickBooks)Bonnes applications mobilesComme tous les logiciels de gestion des dépenses, Certify vous facilitera la vie, et particulièrement si votre expérience précédente de suivi des dépenses n’impliquait rien de plus sophistiqué que des portefeuilles remplis de reçus froissés et une feuille de calcul Excel peu maniable.Certify automatise de nombreux processus que les employés et les administrateurs détestent. La possibilité – d’une part – de saisir, de catégoriser et de déclarer numériquement les dépenses, et – d’autre part – de rapprocher et de rembourser rapidement, est un gain de temps considérable pour votre entreprise. solution de dépenses finales. Le logiciel offre également une intégration gratuite avec QuickBooks et QuickBooks Online, ce qui signifie que vous pouvez facilement télécharger des dépenses dans le grand livre général de QuickBooks. Cela signifie que votre entreprise n’a plus besoin de gérer des notes de frais manuelles sous forme de feuille de calcul. C’est une force de Certify, mais aussi une faiblesse. Si vous utilisez QuickBooks, tout va bien. Si vous utilisez un autre progiciel de comptabilité – Xero, Zoho Books, Sage et autres – les choses sont plus compliquées. Vous pouvez intégrer Certify à certains progiciels de comptabilité haut de gamme, mais pas au prix le plus bas (8 $ par utilisateur). Et même à des prix plus élevés, le personnel de Certify devra vous aider à configurer l’intégration. En dehors de ce problème, Certify est un package complet de gestion des dépenses. L’application mobile est gratuite et disponible pour iOS, Android, Windows Phone et même Blackberry. Cela fonctionne bien dans tous les formats.
Verdict
Un bon logiciel de gestion des dépenses peut vous faire économiser beaucoup de temps et de tracas, en particulier en ce qui concerne le stockage et la saisie des reçus. L’excellente technologie OCR de Certify signifie qu’elle automatise ce processus mieux que la plupart des autres, en remplissant automatiquement avec précision les formulaires de dépenses à partir d’une simple image de téléphone portable. Elle offre également une foule d’autres fonctionnalités pour vous simplifier la vie et celle de vos employés. Des contrôles complets des dépenses sont bons pour votre entreprise et apportent la tranquillité d’esprit au personnel, qui n’a plus jamais besoin d’enfreindre la politique de dépenses de l’entreprise. D’excellentes analyses et rapports vous donnent une idée claire de qui dépense quoi, où et pourquoi, fournissant des informations précieuses qui peuvent aider à réduire les dépenses ou à les cibler de manière plus rentable. La certification n’est pas parfaite. L’absence d’intégration de logiciels de comptabilité au-delà de QuickBooks est regrettable, et certains utilisateurs ont également remarqué des bogues mineurs et une instabilité de fonctionnement. Aucun OCR n’est jamais fiable à 100%, donc certaines corrections manuelles seront nécessaires.Malgré cela, Certify est un excellent outil de gestion des dépenses de bout en bout qui facilite la vie des employés qui dépensent l’argent de l’entreprise et des individus ou des départements qui doivent approuver ces dépenses, les concilier et les rembourser. En bref, Certify est à la hauteur de n’importe quelle solution sur le marché.Certify : comparaison de prix
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