Pour la plupart des entreprises, les dépenses représentent le deuxième coût le plus important pour faire des affaires, après les salaires. Les dépenses de personnel en représentent une grande partie. Il est essentiel de bien faire les choses, à la fois pour le résultat net de votre entreprise et pour éviter les e-mails interminables avec votre comptable, votre aide-comptable ou votre service financier. Abacus vous aidera à bien faire les choses et propose une bonne gamme d’outils pour les administrateurs et les comptables. Les employés apprécieront également son application mobile simple et bien conçue et son processus de remboursement rapide via les paiements automatisés de la chambre de compensation (ACH). Abacus n’est pas aussi complet qu’un ou deux concurrents haut de gamme comme Expensify et Rydoo, mais c’est une solution très performante, et à un prix raisonnable, pour les petites entreprises.
Caractéristiques
Apparence et sensation propres et contemporaines Contrôles d’administration excellents et completsApplication mobile un peu légère sur les fonctionnalitésSpécifications du produitEssai gratuit : 30 jours (mais vous devez contacter l’entreprise)Type de logiciel : SaaSMobile : iOS, AndroidSupport : Base de connaissances, e-mail (chat en direct et téléphone à un niveau supérieur points de prix) Comme de nombreux rivaux, Abacus propose trois niveaux de prix, à partir de 9 $ par utilisateur actif et par mois pour son forfait Starter. Le plan professionnel coûte 12 $ par utilisateur, ajoutant quelques fonctionnalités supplémentaires comme le routage d’approbation programmable, ainsi qu’un service plus personnel d’Abacus. Il existe également une option Enterprise pour les grandes entreprises, qui comprend l’intégration de Salesforce CRM et l’accès à l’API en plus. Vous devez contacter l’entreprise pour obtenir un devis si vous êtes intéressé par l’option Enterprise. FONCTIONNALITÉS UTILISATEURLa première chose que la plupart des utilisateurs remarqueront à propos d’Abacus, c’est qu’il a fière allure et qu’il est merveilleusement intuitif à utiliser. La société s’est formée à l’ère du mobile et a produit des interfaces de bureau et mobiles très propres qui se sentent à jour. Avoir une belle apparence est une chose. Bien travailler en est une autre. Heureusement, Abacus fait les deux. Un bon logiciel de gestion des dépenses commence par l’application mobile, et l’application Abacus est simple mais capable. Les utilisateurs prennent une photo d’un reçu et laissent une grande partie du reste du processus de soumission à Abacus. Abacus crée la dépense, la catégorise automatiquement (en fonction des catégories précédentes que vous avez utilisées) et la fait correspondre à une transaction par carte de crédit liée. Une fois ces tâches terminées, il vous indiquera que la dépense est prête à être soumise. Bien sûr, vous pouvez également saisir manuellement les informations de reçu, et les reçus peuvent être envoyés par courrier électronique au logiciel. La soumission de dépenses avec Abacus est certainement rapide et en grande partie indolore. Pour les utilisateurs, la bonne chose est que vous pouvez simplement soumettre le reçu, sans avoir à le joindre à une note de frais. Avouons-le, ce que les utilisateurs veulent avant tout, c’est un remboursement rapide et facile de l’argent dépensé pour les affaires de l’entreprise. La création de notes de frais ne fait que gêner. Pour les utilisateurs, Abacus est donc une solution très solide. Pour ceux qui voyagent à l’étranger pour affaires, Abacus prend en charge plusieurs devises et convertira automatiquement toute dépense étrangère en dollars américains, en utilisant le taux de conversion le jour de la transaction. Néanmoins, l’expérience utilisateur n’est pas aussi complète que celle de concurrents comme Certifier. Abacus peut suivre le kilométrage, par exemple, mais vous devez saisir les kilomètres parcourus manuellement, plutôt que de demander à l’application mobile de les calculer pour vous à l’aide de Google Maps et du GPS. Et l’application mobile Android, bien que très facile et intuitive à utiliser, n’est en fait qu’un moyen de saisir et de soumettre des reçus. Pour la plupart des utilisateurs, cela suffira amplement, mais certaines solutions offrent des fonctionnalités plus étendues dans leurs incarnations mobiles.
(Crédit image : Abacus) FONCTIONNALITÉS D’ADMINISTRATION Les administrateurs, les responsables et les autres approbateurs obtiennent tout ce dont ils ont besoin avec Abacus. Les dépenses atterrissent dans la boîte de réception d’un approbateur, mais Abacus signalera toute violation des politiques de l’entreprise. Ces politiques sont créées lors de la configuration initiale, bien que les administrateurs puissent les modifier à tout moment. Des règles peuvent être créées autour des reçus, des limites de dépenses quotidiennes, des dépenses par catégorie, etc. Des avertissements peuvent être définis pour alerter les utilisateurs lorsqu’une règle est sur le point d’être violée. Nous avons trouvé les règles de blocage particulièrement utiles, car elles empêchent les utilisateurs de soumettre une dépense qui enfreint la politique ou manque de détails essentiels. Cela fait gagner du temps aux utilisateurs et aux approbateurs, en arrêtant les allers-retours d’e-mails explicatifs. Abacus vous permet d’établir différents workflows d’approbation pour différentes circonstances. Les dépenses peuvent être acheminées selon différents chemins selon des règles personnalisées basées, par exemple, sur le montant, l’utilisateur, la catégorie ou le client. C’est utile, car encore une fois, cela évite de perdre du temps à rechercher des approbations. Abacus a vraiment été conçu pour la vitesse. Les règles et les flux de travail sont conçus pour pousser les dépenses à travers le processus dans les plus brefs délais. Pour la même raison, les approbateurs peuvent donner le feu vert au remboursement dès qu’ils ont approuvé une dépense conforme. En théorie, les utilisateurs peuvent passer de la capture des reçus au remboursement en seulement 48 heures. Bien que les utilisateurs envoient des reçus plutôt que des notes de frais, Abacus aide le service financier en organisant les dépenses soumises par catégorie, client, projet ou un autre critère. A partir de ces informations, des rapports peuvent être produits sur les dépenses par employé, service, fournisseur, etc. télécharge les transactions. Il est également lié à des milliers d’institutions financières et les administrateurs peuvent gérer plusieurs comptes de carte d’entreprise à partir d’un seul tableau de bord. Pris ensemble, Abacus est un excellent outil pour les administrateurs qui souhaitent garder un contrôle strict des dépenses de l’entreprise. Pour un niveau de surveillance supplémentaire, un comptable peut être lié gratuitement au logiciel.
Interface et convivialité
Disposition et design modernes et agréablesCourbe d’apprentissage douceLa convivialité est l’un des principaux arguments de vente d’Abacus, ce qui en fait un très bon choix pour les petites ou très petites entreprises ayant peu d’expérience préalable des logiciels de suivi des dépenses. Dès la configuration, Abacus est un plaisir à utiliser. Les administrateurs peuvent configurer rapidement Abacus par eux-mêmes, puis inviter les utilisateurs à s’inscrire. Il est facile de définir des règles et des politiques, et bien que le logiciel guide les débutants à travers les processus clés, les utilisateurs se familiariseront rapidement avec la capture des reçus et la soumission des dépenses. Abacus fait un très bon travail pour vous faire sentir rapidement chez vous. Comme mentionné ci-dessus, Abacus a l’air et se sent bien, à la fois dans ses incarnations de bureau et mobiles. Il a été conçu pour les utilisateurs mobiles, et rien n’est plus qu’un clic ou une pression rapide. La navigation est simple. Le tableau de bord de bureau contient les menus déroulants Liste des dépenses, Affichage graphique et Affichage des reçus, et les administrateurs et les gestionnaires obtiennent ensuite une série de liens vers les écrans principaux, y compris Boîte de réception, En attente, Approuvé, Boîte de réception avec avertissements et Boîte de réception sans avertissements. Vous pouvez également modifier et modifier les politiques et les paramètres à partir d’ici. Tout est clair et utilisable, avec une courbe d’apprentissage facile et de nombreux supports.(Crédit image : Abacus)
Performance
Bonne gamme d’intégrationsChat en direct et options téléphoniques disponibles uniquement au niveau professionnelAbacus fonctionne bien, ce qui facilite la vie des utilisateurs, des approbateurs et des administrateurs. C’est une solution assez simple pour les utilisateurs, et il manque certaines des fonctionnalités que les voyageurs d’affaires les plus intenses pourraient apprécier, mais ses automatisations d’administration sont capables et complètes. Abacus s’intègre également à des applications de comptabilité et ERP tierces telles que QuickBooks Desktop, QuickBooks Online, Sage, Oracle, Microsoft Dynamics, Xero et NetSuite. Il est également lié à une gamme d’autres applications utiles. En se connectant à la solution de connectivité Zapier, Abacus peut se connecter à une vaste gamme d’autres applications de finance, de dépenses, de fiscalité et de productivité. En outre, il est lié à Lever, Slack, Salesforce et Zenefits. Si vous êtes bloqué, Abacus propose une bonne base de connaissances consultable, une gamme d’articles couvrant des sujets populaires et une assistance par e-mail pour les utilisateurs du plan Starter. Les clients prenant des options de prix plus élevés bénéficient également d’options de téléphone et de chat en direct et les clients Enterprise bénéficient d’un gestionnaire de compte dédié.
Verdict
Abacus est un excellent package qui fonctionne bien. Les utilisateurs apprécieront le processus de remboursement de 48 heures, tandis que les administrateurs apprécieront une gamme de contrôles et de rapports puissants. Tout le monde aimera le design épuré et contemporain du logiciel. Nous dirions qu’Abacus est un peu mieux adapté aux petites entreprises avec des exigences plus simples, ne serait-ce que parce que le logiciel manque de certaines des intégrations et automatisations liées aux voyages que certains rivaux offrent. Ceux-ci sont utiles, mais l’excellente expérience utilisateur d’Abacus peut mieux convenir aux petites entreprises. La capture de reçus du logiciel n’est pas la plus puissante ou la plus précise, mais sera toujours une révélation pour les utilisateurs qui ont l’habitude de saisir des informations à partir de reçus papier dans une feuille de calcul Excel. . À tous les autres égards, Abacus est à la hauteur de tous ses concurrents, éliminant habilement la corvée de la gestion des dépenses pour toutes les personnes concernées.Abacus : Comparaison des prix
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